Матрица продуктов кухни: что это и как её собрать

Матрица — полный список того, что кухня закупает: продукт, единица, зона хранения и поставщик. Не меню и не техкарты. Без неё заявка собирается по памяти.

Матрица — это список всего, что кухня закупает: продукт, единица, зона хранения и поставщик. Его называют и матрицей продуктов, и номенклатурой кухни, и просто списком закупок.

Не путать с «сырьевой матрицей» технолога: так называют таблицу «ингредиент — в скольких блюдах он встречается». Её считают ради оборачиваемости и баланса меню, а не ради заявки поставщику.

Зачем кухне отдельный список закупок

Список того, что кухня покупает, есть в любом ресторане. Вопрос только в том, где он лежит. Обычно — в голове шефа и в блокноте сушефа, причём в двух разных вариантах. Пока заказывает один и тот же человек, это работает. А потом он уходит в отпуск, и заявку собирает тот, кто не помнит про пергамент, перчатки и петрушку.

Матрица — это тот же список, но вынесенный из головы: перечень всего, что вы вообще закупаете, с единицей измерения и местом хранения. Собирается один раз, дальше только пополняется. Именно из него потом каждый день собирается заявка — не по памяти, а обходом полок.

Матрица — это не меню и не техкарты

Три разных списка, которые часто путают:

• Меню — что вы продаёте гостю.
• Технологические карты — сколько чего уходит в одно блюдо.
• Матрица — что вы покупаете у поставщиков.

Матрица всегда шире меню. В ней есть плёнка, пакеты для вакуума, перчатки, моющее, уголь для мангала — всё, за что вы платите поставщику, хотя гость этого не видит. Забытая в списке плёнка останавливает заготовку так же надёжно, как забытое мясо.

Единица измерения: где ошибаются чаще всего

Самая частая ошибка — записать единицу так, как её называет поставщик, а не так, как вы считаете на приёмке. Поставщик привозит сливки коробкой по двенадцать пакетов, а вам на кухне важны литры. Если в списке стоит «коробка», то через месяц никто не скажет, сколько сливок ушло в соусы.

Единица измерения в матрице — та, в которой вы принимаете и считаете товар. Не та, в которой поставщику удобно его отгружать.

Второй капкан — товар, который бывает и в килограммах, и в штуках. Лимон продают и на вес, и поштучно. Решите один раз, как считаете именно вы, и держитесь этого: иначе сравнить цену за месяц будет невозможно.

Категория и зона хранения — разные вещи

Когда список приходит от поставщика файлом, в нём есть категория: «Овощи», «Молочная продукция», «Бакалея». Это его способ разложить товар по прайсу. К вашему складу он отношения не имеет.

Смотрите, что получается с одной категорией:

Морковь лежит в холодильнике, картофель — на сухом складе, зелёный горошек — в морозилке. Категория у всех трёх одна: «Овощи». Если собирать заявку по категориям, вы будете бегать по кухне туда-обратно и всё равно что-нибудь пропустите.

Зона — это место на складе. Полка, холодильник, морозильная камера, бар, подсобка с химией. Зоны вы задаёте сами и в том порядке, в котором реально обходите кухню с телефоном. Тогда заявка превращается в обход: открыли зону, прошли по полкам, проставили количество, пошли дальше.

Как собрать матрицу в artelFood

Три пути, и они не мешают друг другу — можно начать с файла, а дальше добирать по одному.

Загрузить файлом

Самый быстрый способ, если у вас уже есть прайс поставщика или выгрузка из предыдущей программы. В разделе матрицы есть кнопка загрузки: выбираете файл Excel, приложение само находит в нём колонки — название, единицу, категорию, цену — и показывает, что поняло, до того как что-то сохранит.

Шапку можно называть по-своему, колонки — переставлять. Файл разбирается даже если шапки нет вовсе, а строки-разделы вроде «Овощи» и «Фрукты» пропускаются. Перед сохранением вы видите разбор и можете поправить всё, что распознано неверно.

Добавлять по одному

Через карточку поставщика, раздел «Ассортимент»: вписываете товары, которые берёте именно у него. Так удобно заводить новинки по ходу дела — привезли новую позицию, сразу записали. Подробнее — в статье про поставщиков.

Взять из общей базы

Кнопка поиска ищет по всей базе — и по тому, что закупают другие рестораны, и по прайсам поставщиков. Вы видите готовое название с единицей измерения, а рядом — цену, если товар есть в чьём-то прайсе. Это заметно быстрее, чем набирать вручную, и меньше опечаток: «Сливки 33%» у всех записаны одинаково, а не пятью способами.

Как расставить зоны

Зоны создаются кнопкой ▦ в разделе матрицы. Дальше каждой позиции назначается зона — по одной или сразу группой.

Порядок зон — это ваш маршрут. Если вы обычно начинаете с холодильника у входа, потом идёте в морозилку и заканчиваете сухим складом, ровно так и расставьте. Приложение будет вести заявку в этом порядке и предлагать «Следующая зона».

Зоны стоит называть так, как вы называете их вслух: «холодильник у мойки» понятнее, чем «Холод-2». Список читают повара, а не бухгалтерия.

Если позиций очень много

Не пытайтесь внести всё за один вечер. Возьмите то, что заказываете каждую неделю — обычно это тридцать-пятьдесят позиций, и они дают почти весь оборот. Остальное добавится само: как только что-то понадобится, оно попадёт в список при заказе.

Матрица — живой документ. Ушло блюдо из меню, поменялся поставщик, появилась сезонная позиция: правится в любой момент, никакой «финальной версии» не бывает.

Частые вопросы

Один товар у двух поставщиков. Это нормально: позиция в матрице одна, а поставщик у неё тот, у кого вы берёте её сейчас. Сменить можно в одно нажатие, история цен при этом сохраняется — и потом видно, у кого выходило дешевле.

Сезонные позиции. Не удаляйте их на зиму. Товар без заказов просто не мешает: он не попадает в заявку, пока вы не проставите количество.

Заводить ли блюда. Нет. Матрица — это закупка, а не производство. Полуфабрикаты собственного приготовления в неё не нужны.

Что дальше

Матрица собрана и разложена по зонам — значит можно собирать заявку обходом склада. А когда поставка приедет, понадобится приёмка с недовозом и браком.

Чем матрица закупок отличается от товарной

Товарная матрица — термин из розницы: это то, что магазин продаёт, разложенное по категориям и ролям. Матрица закупок — то, что кухня закупает, чтобы приготовить блюда меню.

Разница не в словах. В товарной матрице позиция живёт ради выручки, и её оценивают спросом. В закупочной — ради блюда: у продукта есть зона хранения, поставщик, единица закупки и заменитель на случай, когда не привезли. Поэтому её строят от полок и поставщиков, а не от продаж.

Ещё одно отличие важно на практике: товарную матрицу пересматривают раз в сезон, а эта меняется каждую неделю — ушёл поставщик, появился новый продукт, что-то встало в стоп. Список, который живёт в чьей-то голове или в старом файле, устаревает быстрее, чем его успевают распечатать.

Поиск понимает, что вы имели в виду

Названия в матрице редко бывают короткими: «Макароны Пенне, Макфа 450 гр, Россия». Набрать такое подряд невозможно, а раньше поиск искал именно кусок подряд — и не находил ничего.

Теперь он прощает три вещи:

• Порядок слов. «репчатый лук» находит «Лук репчатый», «пенне макфа» — то самое длинное название. Достаточно вспомнить любые два слова.
• Опечатки. «марковь» находит «Морковь», «пармизан» — «Пармезан». Коротким словам опечатки не прощаются: «лук» и «сук» отличаются на букву, но это разные вещи.
• Букву ё. «свекла» и «свёкла» — одно слово.

Наверху выдачи стоит самое точное: набрали «морковь» — первой будет «Морковь», а не «Морковь мытая».

Работает везде, где ищут по названию: в бланке заявки, в матрице, при добавлении новой позиции и на сайте. В приложении — даже без связи.