Приёмка товара на кухне: недовоз, брак и претензия
Всё, что не отмечено при разгрузке, становится убытком кухни. Разбираем три исхода приёмки и главную путаницу — почему брак это претензия поставщику, а не списание.
Почему приёмка — это про деньги, а не про бумажки
Машина приехала в семь утра, водитель торопится, повар один и у него закипает бульон. Накладную подписывают, не разворачивая ящики. Через два часа обнаруживается, что салат пришёл вялый, картошки на два килограмма меньше, а creme fraiche вообще не привезли.
Дальше начинается спор без доказательств. Поставщик говорит «всё было в порядке», кухня говорит «не было». Проигрывает кухня: подпись стоит.
Приёмка — это тот момент, когда решается, кто заплатит за испорченный товар. Всё, что не отмечено при разгрузке, автоматически становится вашим убытком.
Три исхода, а не два
Обычно приёмку сводят к «привезли или не привезли». На самом деле исходов три, и путать их дорого.
Главная путаница — между браком и списанием. Списание — это когда товар испортился у вас: пролежал, забыли, не успели. Брак — это когда товар пришёл уже негодным. Это разные деньги и разные разговоры.
Брак — не ваш убыток, а претензия поставщику. Если складывать брак в списания, вы платите за чужой товар и вдобавок не видите, кто именно вам его возит.
В artelFood брак вычитается из поставки и идёт как возврат — то есть попадает в статистику поставщика. Через три месяца видно не по памяти, а по цифрам: у кого из двух овощных салат приходит вялым каждый второй раз.
Как это выглядит на приёмке
Открываете поставку и идёте по позициям. У каждой видно, сколько заказано, и поле, куда ставится фактическое количество.
Отмечать нужно ровно то, что видите: пришло по норме, привезли меньше или товар негодный. Не «примерно» и не «потом разберёмся» — потом никто не разберётся.
Пока поставщик не подтвердил заказ, поставка помечена красным «ждём подтверждения». Если он отвечает через приложение, там же стоит окно доставки: «ждите с 12:00 до 16:00». Пусто — значит времени он не называл, и это тоже полезно знать.
Чего не привезут — известно заранее
Самое ценное в приёмке — то, что происходит до неё. Когда поставщик отметил у себя, что позиции не будет или будет меньше, на карточке поставки появляется красная строка: «не привезёт: Морковь · меньше: Картофель (5 из 10)». Уведомление приходит всей команде.
Разница простая: узнать о том, что морковь не приедет, можно вечером — и переиграть меню спокойно. Или в семь утра на разгрузке, когда заготовка уже начата.
Если спор всё-таки случился
У каждой заявки своя переписка: сообщения остаются привязанными к этой поставке. Через месяц видно, о чём договаривались и по какому именно заказу — не нужно листать общий чат за полгода.
Претензия по браку тоже остаётся в системе, а не в чьей-то памяти. Это меняет тон разговора: обсуждается не «мне кажется», а конкретные позиции конкретной поставки.
Поставщик не довёз: что делать прямо у машины
Пока водитель не уехал, дело решается за минуту. После его отъезда то же самое превращается в спор, где у вас нет доказательств.
- Пересчитайте спорную позицию при водителе. Не «на глаз по ящикам», а по факту: привезли меньше — значит меньше.
- Впишите расхождение в накладную от руки. Подпись под цифрой, которой не было в машине, — это ваш убыток, а не поставщика.
- Снимите на телефон, если товар пришёл негодным: вялая зелень, подтёкшая упаковка, вздутая крышка, срок на этикетке.
- Отметьте в приёмке фактическое количество — «привезли меньше» или «брак». Это займёт столько же времени, сколько сообщение в чат, но останется в истории поставщика.
- Напишите в переписку по этой заявке. Тогда у претензии есть привязка к заказу и дате, а не «мы вам вчера говорили».
Если поставщик отказывается что-либо признавать, дальше начинается уже бумажная история: акт о расхождении, претензия, договор. Но до неё доходит редко — обычно хватает того, что расхождение записано в тот же день и по конкретной поставке.
Частые вопросы
Привезли не то, что заказывали. Отмечайте как недовоз по заказанной позиции. Подменённый товар — отдельный разговор с поставщиком, и он должен остаться в переписке по заявке.
Брак нашли не сразу, а к обеду. Отметьте, когда обнаружили. Позиция уже закрыта — напишите в переписку по этой поставке: у претензии будет привязка к заказу и дате.
Поставщик не в приложении. Приёмка работает как обычно — отметки и статистика ваши. Он просто не увидит их у себя, и переписка до него не дойдёт.
Что дальше
Когда набралась статистика по нескольким поставщикам, становится видно, кого стоит держать, а кого менять. Об этом — поставщики и общая база.
Привезли просрочку или товар с истекающим сроком. Это брак, а не списание: товар пришёл негодным, платить за него кухня не должна. Отметьте как брак и снимите этикетку со сроком.
Хотим отказаться от части поставки. Отметьте эти позиции как непривезённые: в поставку они не попадут, и платить за них не придётся. Причину напишите в переписке — поставщику важно понимать, что не так.
Заказ вообще не приехал. Поставка остаётся неподтверждённой и висит красным, пока её не закроют. Это и есть сигнал: не «забыли», а видно всей команде, что заказа нет.