Приёмка товара на кухне: недовоз, брак и претензия

Всё, что не отмечено при разгрузке, становится убытком кухни. Разбираем три исхода приёмки и главную путаницу — почему брак это претензия поставщику, а не списание.

Почему приёмка — это про деньги, а не про бумажки

Машина приехала в семь утра, водитель торопится, повар один и у него закипает бульон. Накладную подписывают, не разворачивая ящики. Через два часа обнаруживается, что салат пришёл вялый, картошки на два килограмма меньше, а creme fraiche вообще не привезли.

Дальше начинается спор без доказательств. Поставщик говорит «всё было в порядке», кухня говорит «не было». Проигрывает кухня: подпись стоит.

Приёмка — это тот момент, когда решается, кто заплатит за испорченный товар. Всё, что не отмечено при разгрузке, автоматически становится вашим убытком.

Три исхода, а не два

Обычно приёмку сводят к «привезли или не привезли». На самом деле исходов три, и путать их дорого.

Главная путаница — между браком и списанием. Списание — это когда товар испортился у вас: пролежал, забыли, не успели. Брак — это когда товар пришёл уже негодным. Это разные деньги и разные разговоры.

Брак — не ваш убыток, а претензия поставщику. Если складывать брак в списания, вы платите за чужой товар и вдобавок не видите, кто именно вам его возит.

В artelFood брак вычитается из поставки и идёт как возврат — то есть попадает в статистику поставщика. Через три месяца видно не по памяти, а по цифрам: у кого из двух овощных салат приходит вялым каждый второй раз.

Как это выглядит на приёмке

Открываете поставку и идёте по позициям. У каждой видно, сколько заказано, и поле, куда ставится фактическое количество.

Отмечать нужно ровно то, что видите: пришло по норме, привезли меньше или товар негодный. Не «примерно» и не «потом разберёмся» — потом никто не разберётся.

Пока поставщик не подтвердил заказ, поставка помечена красным «ждём подтверждения». Если он отвечает через приложение, там же стоит окно доставки: «ждите с 12:00 до 16:00». Пусто — значит времени он не называл, и это тоже полезно знать.

Чего не привезут — известно заранее

Самое ценное в приёмке — то, что происходит до неё. Когда поставщик отметил у себя, что позиции не будет или будет меньше, на карточке поставки появляется красная строка: «не привезёт: Морковь · меньше: Картофель (5 из 10)». Уведомление приходит всей команде.

Разница простая: узнать о том, что морковь не приедет, можно вечером — и переиграть меню спокойно. Или в семь утра на разгрузке, когда заготовка уже начата.

Если спор всё-таки случился

У каждой заявки своя переписка: сообщения остаются привязанными к этой поставке. Через месяц видно, о чём договаривались и по какому именно заказу — не нужно листать общий чат за полгода.

Претензия по браку тоже остаётся в системе, а не в чьей-то памяти. Это меняет тон разговора: обсуждается не «мне кажется», а конкретные позиции конкретной поставки.

Частые вопросы

Привезли не то, что заказывали. Отмечайте как недовоз по заказанной позиции. Подменённый товар — отдельный разговор с поставщиком, и он должен остаться в переписке по заявке.

Брак нашли не сразу, а к обеду. Отметьте, когда обнаружили. Позиция уже закрыта — напишите в переписку по этой поставке: у претензии будет привязка к заказу и дате.

Поставщик не в приложении. Приёмка работает как обычно — отметки и статистика ваши. Он просто не увидит их у себя, и переписка до него не дойдёт.

Что дальше

Когда набралась статистика по нескольким поставщикам, становится видно, кого стоит держать, а кого менять. Об этом — поставщики и общая база.