Переписка по заявке: договорённости не теряются

В общем чате с поставщиком через месяц не найти, о чём договаривались по конкретной поставке. Поэтому у каждой заявки своя переписка.

Проблема общего чата

С поставщиком обычно один чат на все поставки. В нём вперемешку: заявки, «а можно завтра к десяти», фото накладных, поздравления с праздниками. Через месяц найти, о чём договаривались по конкретному заказу, невозможно.

А договорённости важны именно по конкретному заказу: «в этот раз без нарезки», «салат заменим на другой», «две коробки довезём в пятницу».

Переписка привязана к заявке

У каждой заявки своя переписка. Откройте заявку в приёмке — под составом заказа поле для сообщения. Разговор остаётся вместе с этой поставкой: через месяц видно, о чём договаривались и по какому заказу.

Поставщик видит сообщения в своём кабинете и отвечает там же. Когда приходит новое, на карточке заявки загорается метка с числом непрочитанных, а уведомление приходит всей команде — заявку собирал один, а поставку принимает тот, кто на смене.

Зачем это на приёмке

Переписка по заявке — это доказательная база на случай спора. Когда брак или недовоз обсуждается через неделю, разговор идёт не «мне кажется», а по записям: вот заказ, вот что обещали, вот что пришло.

Если поставщик не в приложении

Под перепиской появится предупреждение: он сообщение не увидит, связывайтесь привычным способом. Записи останутся у вас как пометки к поставке — тоже полезно, но до поставщика не дойдут.

Как поставщик попадает в приложение — в статье про поставщиков и общую базу.