Заявка поставщику: как собрать её обходом склада
Заявка по памяти всегда чего-то лишается. Разбираем другой порядок: идёте по своим полкам с телефоном, а приложение само раскладывает набранное по поставщикам и считает недобор до минималки.
Как заявка собирается обычно
Вечером шеф садится и пишет поставщику в WhatsApp: «морковь 10, картошка 20, сливки 6». Пишет по памяти, потому что смотреть особо некуда. Утром привозят, и выясняется, что забыли петрушку, а сахара взяли вдвое больше, потому что никто не заглянул в шкаф.
Причина не в разгильдяйстве. Память просто не работает списком: в голове держится то, что кончилось на глазах, а не то, что тихо лежит в дальнем углу морозилки. Работает другое — идти и смотреть.
Заявка как обход склада
Правило простое: сначала маршрут, потом заказ. Вы берёте телефон и идёте по кухне своим обычным путём — холодильник у мойки, морозилка, сухой склад, бар. В каждой зоне на экране только то, что в ней лежит. Смотрите на полку, смотрите в телефон, проставляете количество.
Так работают зоны хранения из матрицы: список идёт не по алфавиту и не по категориям поставщика, а в порядке вашего обхода. Ничего не забывается, потому что вы физически стоите перед каждой полкой.
У каждой позиции четыре кнопки. Они закрывают почти все случаи, из-за которых раньше приходилось писать поставщику отдельное сообщение:
- Сменить поставщика — сегодня морковь берём не у обычного, а у второго. Одно нажатие, история цен при этом сохраняется.
- Переименовать или разбить — если позиция называется не так, как вам удобно, или из одной надо сделать две (огурцы гладкие и пупырчатые — разные товары).
- Комментарий — разовая приписка к позиции: «спелая», «нарезкой», «не мельче 5 см». Уйдёт вместе с заказом и не останется в списке навсегда.
- Авто-заполнение — если вы каждый вторник берёте одно и то же количество, задайте это один раз, и оно будет подставляться само.
Один обход — несколько заявок
Вы проходите склад один раз, а заявок получается столько, сколько у вас поставщиков. Приложение само раскладывает набранное по тем, кто это возит.
Здесь же видно то, из-за чего обычно случаются неприятные разговоры с поставщиком:
- Сколько набрано на каждого — приблизительно, по вашим прошлым закупкам.
- Сколько не хватает до минимальной суммы заказа. Поставщик с недобором поднимается наверх: лучше дозаказать сейчас, чем услышать «меньше чем на две тысячи не вожу» в восемь утра.
- Сколько до бесплатной доставки — иногда добрать выгоднее, чем платить за подвоз.
- До скольких он принимает заявки. Отправить в 23:40 заказ поставщику, который закрывает приём в 18:00, — потерянный день.
Суммы в заявке — это оценка по вашим же прошлым закупкам, а не счёт от поставщика. Если по части позиций цены ещё не было, рядом стоит «≈» и приписка, что сумма неполная. Точную сумму называет поставщик.
Как отправить
Два способа, и оба остаются рабочими:
- В Telegram — если группа с поставщиком подключена, заявка уходит туда списком, а под ней появляются кнопки с датами. Поставщик нажимает дату, и в приёмке заказ становится зелёным. Подробно об этом — в статье про Telegram-бота.
- Копированием — кнопка «Скопировать для WhatsApp» превращает заявку в обычный текст. Вставляете в любой мессенджер или отправляете смской.
Пока поставщик не подтвердил заказ, он помечен красным «ждём подтверждения». Это не украшение: красное к вечеру значит, что утром может не приехать никто.
Частые вопросы
Позиции нет в списке — что делать. Нажмите поиск: он ищет по всей базе, включая прайсы поставщиков. Нашли — добавили, и она встала в ваш список. Если с этим поставщиком вы ещё не работаете, позиция ляжет в «Ожидают подтверждения» и в бланк заявки не попадёт, пока вы её не подтвердите.
Заявка не отправилась, потому что нет связи. Набранное остаётся черновиком на телефоне — в морозилке сеть ловит плохо, и приложение это учитывает. Вышли к окну, заявка ушла.
Заказ собирал не я. Так и должно быть: заявку собирает один, а поставку принимает тот, кто на смене. Об этом — статья про команду кухни.
Что дальше
Заявка ушла, поставщик подтвердил. Следующий шаг — приёмка: недовоз, брак и претензия.