Приложение artelFood: заявки и приёмка с телефона

Приложение для кухни ресторана: собрать заявку обходом склада, принять поставку во дворе без интернета, вести матрицу с телефона. Android — скачать сейчас, iPhone — в разработке.

Почему телефон, а не компьютер

Посмотрите, где на самом деле происходит работа кухни.

Шеф идёт вдоль стеллажей с блокнотом и считает, чего не хватает. Кладовщик встречает машину во дворе и пересчитывает ящики под дождём. Повар видит, что стол-холодильник течёт, и хочет сказать об этом, пока не забыл, — а руки в фарше. Су-шеф в семь вечера пытается вспомнить, что именно просил дозаказать утром.

Ни один из этих людей не сидит за компьютером. Компьютер стоит в кабинете, и до него доходят вечером — когда половина уже забылась, а вторая половина записана на обороте накладной, которую выбросили.

artelFood в телефоне — это те же заявки, приёмка и матрица, но там, где человек действительно работает. Не «мобильная версия сайта», а приложение, которое открывается с иконки, помнит вход и не требует связи, чтобы показать вам ваш же склад.

Заявка собирается ногами, а не за столом

Обычная утренняя заявка — это обход. Вы идёте по холодильнику, потом по сухому складу, потом в морозилку. В приложении заявка устроена так же.

Позиции разложены по зонам хранения. Открыли «Овощной холодильник» — видите только то, что там лежит. Прошли, проставили количества, перешли в следующую зону. Не мечетесь по алфавиту из угла в угол и не возвращаетесь к одной полке пять раз.

Бланк общий на всю смену. Начал су-шеф, отвлёкся на приёмку, продолжил повар — и видит уже набранное, а не чистый лист. Двое могут набирать одновременно, ничего не затирая. Это ровно та ситуация, из-за которой на бумаге заявки теряются.

Приложение само раскладывает заявку по поставщикам. Вы думаете про товар — «мало гребешка, кончается масло», — а не про то, кто из поставщиков что везёт. Разложит оно.

«Прикинуть по поставщикам» — до отправки. Пока заявка ещё в руках, видно: у этого поставщика набрано на 4 200, а минимальный заказ у него 5 000. Значит либо добираем сейчас, либо он откажет. После отправки этот вопрос задавать поздно, а это самая частая причина «а почему не привезли».

Повторить вчерашнюю. Если сегодня заказ примерно как в прошлый вторник — не набирайте заново. Открыли, повторили, поправили две строки.

Приёмка — у машины, а не по памяти

Машина пришла. Водитель торопится, у него ещё пять точек.

Количества уже проставлены — заказанные. Чаще всего привозят ровно то, что заказали, и вам остаётся поправить одну-две строки, а не вбивать двадцать позиций заново.

Брак отделён от недовоза. Это разные вещи и разные разговоры: недовоз — «не хватает трёх килограммов», брак — «эти два ящика вялые, забирайте». Приложение считает их отдельно, потому что брак — это претензия поставщику и его статистика, а не ваш убыток.

В конце — итог, который нужен прямо сейчас, пока водитель не уехал: чего не хватает и что вернуть. Не отчёт для бухгалтерии вечером, а лист для разговора у машины.

И главное — во дворе почти всегда нет связи. Раньше это означало «примите потом, по памяти». Теперь: принимаете как обычно, приёмка ложится в телефон и уходит сама, когда связь появилась. Пересчитывать поставку заново не придётся. На экране висит честная строка: «одна приёмка принята и ждёт связи — уйдёт сама».

Матрица — список того, что вы вообще закупаете

Это основа: чего в матрице нет, того нельзя заказать.

Собрать её можно тремя способами. Загрузить из Excel, если список уже есть в файле, — приложение само найдёт название, единицу и поставщика, а что не поняло, спросит. Найти в общей базе то, что закупают рестораны вашего города, — вместе с поставщиком и ценой. Или завести руками, по одной.

Два взгляда на один список. По зонам — «где это лежит». По поставщикам — «у кого мы это берём». Это два разных вопроса, и оба задают у полки, а не за компьютером.

Неразобранное всегда внизу. Позиции без зоны и без поставщика не мешаются наверху, закрывая собой ту часть работы, которая уже сделана.

И матрица открывается без связи. Это тот самый экран, с которым ходят вдоль полок. Список товаров меняется раз в недели — вчерашний ничем не хуже сегодняшнего. А без него человек разворачивается и идёт за бумажкой, и в приложение больше не возвращается.

Работа без интернета — не приятное дополнение, а условие

На кухне связь рвётся постоянно: подвал, морозильная камера, двор за рестораном, толстые стены. Если работа при этом теряется, приложением перестают пользоваться после второго раза. Это не про терпение — это про то, что тетрадка не подводит.

Поэтому:

• матрица открывается сохранённой копией;
• набранная заявка живёт в телефоне и уходит, когда связь появилась;
• приёмка встаёт в очередь и отправляется сама;
• поломки, дела, долги показывают сохранённое;
• сообщения в переписке уходят по порядку, как только связь вернулась.

И везде, где показано сохранённое, сверху стоит честная строка: «Связи нет — матрица от 14:20». Чтобы вы не приняли вчерашний список за сегодняшний и не искали позицию, которую сосед завёл час назад.

Переписка по заявке — там же, где заявка

«Гребешок сегодня не привезём, будет в четверг» — и это сказано в WhatsApp, в личке, между фотографиями детей. Через неделю никто не найдёт.

В приложении у каждой заявки своя переписка. Договорённости лежат рядом с тем, о чём договаривались, и их видит вся смена, а не один человек, который в тот день был на телефоне.

Ремонт техники — с фотографией, а не описанием

Течёт стол-холодильник. Объяснить это словами по телефону — пять минут, и всё равно непонятно.

Сняли на телефон, отправили — заявка ушла. Инженерная служба видит её у себя, вместе с фотографией, и приезжает с нужной деталью, а не «посмотреть».

Заявка живёт по состояниям: принял, чиню, жду запчасть, сделано. Закрывает её тот, кто заводил — иначе половина заявок оказалась бы «выполнено» при текущей плите.

И деньги: во что обошёлся ремонт — работа, запчасти, подрядчик. Из этого потом складывается ответ на вопрос владельца «эту печь дешевле починить ещё раз или уже менять».

Дела смены и долги между заведениями

Дела — что надо сделать и кто это делает. Разложены по важности и срочности: сначала то, что горит, потом важное без срока, потом срочная мелочь. Просроченное видно красным.

Долги — «занял 2 кг сахара у соседнего ресторана», «взяли баллон, вернём в пятницу». Одна запись на двоих: сосед её подтверждает, и возврат тоже подтверждают обе стороны. Это те мелочи, из-за которых потом спорят, а вспомнить некому.

Три стороны — и один аккаунт

Приложение открывается разными сторонами, и на входе вы выбираете, какой.

Ресторан — всё, о чём выше.

Поставщик — заявки от кухонь и ответ на них: что привезём, чего не будет, к какому часу. Прайс, который загружается тем же файлом, что он и так рассылает. Страница компании, открытая всем. Напоминания от ресторанов и собственные новости. Поставщик работает из машины, и весь его кабинет теперь в телефоне. Подробнее — приложение для поставщика.

Инженерная служба — поломки всех обслуживаемых ресторанов одним списком, наряд на день, свод затрат по оборудованию.

Аккаунт при этом один на человека. Если вы и шеф, и поставщик — второй телефон заводить не нужно.

Мелочи, которых не замечают, пока их нет

Кнопки крупнее обычного. На кухне руки мокрые и жирные, человек спешит и смотрит не на экран, а на поставку. Четыре лишние точки высоты не видно глазом, но промахов заметно меньше.

«Отмена» не выглядит как «Удалить». В окнах-вопросах опасное действие красное, обычное — нет. Раньше это были два одинаковых красных слова, и читают их на бегу.

Обновления приходят внутрь приложения. Скачивать файл заново не нужно: оно само предложит обновиться и покажет, что изменилось.

Как поставить

Откройте artelfood.ru/prilozhenie с телефона и нажмите «Скачать приложение».

Android один раз спросит, можно ли поставить приложение из этого источника. Это обычное окно для программ, которые компания раздаёт сама, минуя Google Play, — соглашайтесь.

На iPhone приложение в разработке. Пока откройте сайт в Safari и добавьте его на экран: «Поделиться» → «На экран „Домой“». Получится значок, как у обычного приложения, вход запомнится, и работать можно так же.

С чего начать

Пошагово первый день разобран в отдельной статье: как пользоваться приложением на кухне.